Sfera Cloud

Sfera Cloud è un software multi aziendale con accesso multi utente per la gestione delle presenze direttamente in Cloud. Non necessita di nessuna installazione in ambito locale (pc  client) della vostra azienda in quanto è possibile accedervi e lavorarci utilizzando qualsiasi browser internet di ultima generazione su ambiente Windows, Mac o Linux. Questo permette di lavorare sempre in qualsiasi luogo che garantisce una connessione internet.

Sfera Cloud è predisposto per l’utilizzo da parte di più utenti di tipo: Amministratore, Caporeparto e Visitatore i quali effettueranno un login con utente e password.

I dati e la gestione sono protetti dalla connettività HTTPS.

 

Comunicazione con i lettori

Sfera Cloud importa ed elabora, tramite file di interscambio, le timbrature ad orari pianificati a seconda delle vostre esigenze lavorative. L’utente visitatore, se abilitato, avrà la possibilità di effettuare un timbratura direttamente dal software cliccando su  apposito bottone che genera la timbratura in alternativa al lettore prendendo l’ora dal server.

 

Utenti

il sistema prevede l’accesso tramite tre profili di utenza differenti

  1.    Utente Amministratore
  2.    Utente Caporeparto
  3.    Utente Visitatore

Amministratore: ha accesso a tutte le informazioni del sistema, accetta, nega e conferma in modo definitivo i permessi richiesti degli altri utenti. Può gestire il cartellino dei dipendenti apportando modifiche alle timbrature ed ai giustificativi ed inserire cambi orari. Può accedere a tutti i menù di programmazione come orari di lavoro, festività, elenco badge, note spese, gestione giustificativi, configurazione utenti e gestione stampe parametriche. A fine mese genera il file da trasmettere allo studio paghe per i cedolini.

Caporeparto: ha accesso alle anagrafiche dei Visitatori a lui abbinati dei quali è responsabile, accetta, nega e conferma in modo definitivo le richieste degli utenti visitatori.

Per questo utente sono previsti più ruoli quali il:

  •          Caporeparto (gestisce le richieste visitatori)
  •          Caporeparto Classico (gestisce le richieste ed ha accesso alle stampe visitatori)
  •          Caporeparto Avanzato (gestisce le richieste, ha accesso alle stampe e alle modifiche sul cartellino del visitatore)

Visitatore: Ha accesso al proprio cartellino, può richiedere permessi ferie e rol e tutti i giustificativi abilitati alla sua persona.

Per questo utente sono previsti più ruoli quali il:

  •          Visitatore (accesso alla richiesta giustificativi)
  •          Visitatore Classico (richiesta giustificativi e report del proprio cartellino)
  •          Visitatore Avanzato (richiesta giustificativi, accesso ai report e modifica del proprio cartellino)

 

Richieste

Con Sfera cloud si eliminano i supporti cartacei nei processi di Richiesta e Autorizzazione di assenze quali ferie, permessi, malattie in quanto è possibile inserire e monitorare lo stato e l’esito della richiesta dei dipendente. Di conseguenza otterremo una disponibilità delle informazioni in tempo reale garantendo tracciabilità delle richieste e di chi le ha autorizzate.

Ad ogni richiesta effettuata dall’utente Visitatore verrà generata una mail in tempo reale che avvisa i capo reparti (i visitatori possono essere legati a più capi reparto). Quest’ultimo effettuerà l’accesso software ed accettando o rifiutando la richiesta , che verrà scritta nel cartellino, genererà in automatico un mail che avvisa il visitatore.

L’elenco dei giustificativi che il gruppo dei visitatori può utilizzare è definito dall’amministratore.

 

Struttura Aziende

Con Sfera cloud è possibile gestire infinite aziende, e strutturarle in sedi e reparti. La struttura aziendale si completa anche delle funzioni o mansioni svolte in azienda

Differenti festività possono essere associate alle singole aziende o sedi così da rispettare, ad esempio, il Santo patrono.

Anagrafiche

L’anagrafica è strutturata per gestire le informazioni più importanti del lavoratore, a partire dai dati anagrafici, quelli relativi all’assunzione, fino ai parametri contrattuali e gli orari di lavoro ai quali viene associata. Sempre nell’anagrafica del dipendete viene dichiarata l’eventuale associazione ad aziende, reparti e funzioni. SFERA CLOUD  permette di importare i dati anagrafici direttamente da Sfera 8.0

Orari di lavoro

Sfera Cloud è predisposto per la gestione di più tipologie di orari, quali fissi, flessibili, automatici, turni in modo da poter coprire al meglio tutte le esigenze contrattuali o aziendali. Le categorie di orari principali sono:

  • FISSI per una gestione mirata al fine di garantire la presenze in campo lavorativo in orari mirati
  • FLESSIBILI per poter gestire orari con ingressi o uscite che variano a seconda del lavoro effettuato
  • AUTOMATICI per i contratti di lavoro che non prevedono timbrature
  • TURNI AUTOMATICI per gestire i più svariati turni di lavoro con un criterio di assegnazione automatica. Sfera Cloud gestisce in autonomia i cambi di turno, difatti, in base alle timbrature effettuate dal dipendente, il software assegnerà automaticamente il turno corretto.

 

Gli orari di lavoro verrano completati con regole di arrotondamento timbrature, abbuoni, pause pranzo, segnalazione ritardi, calcolo straordinari, maggiorazioni, indennità e ticket; vengono integrati con i gruppi dipendenti per creare i calendari di lavoro che possono essere definiti a carattere settimanale o variabile.

 

Reports

Sfera Cloud rende disponibili una serie di stampe, esportabili di default in pdf con la possibilità di scaricarli anche in fogli elettronici. Grazie al gestione templates è possibile creare stampe personalizzate, definendo le informazioni, il giustificativo e la posizione all’interno del report.

Criteri di selezione comuni ad ogni report

 

File Paghe

Il modulo Convpaghe all’interno di Sfera Cloud, permette di generare file per esportazione dati di voci paga e Libro Unico, per tutti gli applicativi paghe presenti a livello nazionale.

 

Giustificativi e festività

Il software prevedere un calendario delle festività precompilato per un’assegnazione automatica di tutti i giorni festivi nazionali. Si possono gestire festività con ripetizioni particolari, non fisse, quali Pasqua, lunedì dell’Angelo e Santi Patrono locali.
Sfera Cloud predispone di un elenco di giustificativi utilizzato dai maggiori contratti di lavoro: questo elenco è modificabile ed personalizzabile a seconda delle esigenze aziendali, senza alcun limite di inserimento.

 

Monte Ore

Con Sfera Cloud è possibile tenere sotto controllo differenti tipologie di giustificativi ai quali è anche possibile collegare totalizzatori per verificarne l’utilizzo. La gestione dei monte ore può essere attivata ad esempio per ferie, permessi, banca ore dello straordinario e non c’è limite nella quantità di monte ore da creare. E’ anche possibile distinguere i totalizzatori per anni (anno precedente e anno in corso) e decidere per ognuno di essi come gestire l’eventuale residuo (mantenuto, eliminato, girato a residuo da anno precedente)

Installazione On Premise

L’applicazione può essere installata anche nell’infrastruttura IT del cliente che, in questo caso, gestirà in toto l’applicativo. L’installazione verrà eseguita da tecnici specializzati di Cotini s.r.l. in cooperazione con il supporto IT del cliente.